Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen oder die Begehung.pro-Plattform nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Rechtsgrundlage

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG).

2. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und in der Begehung.pro-Plattform ist:

Datenschutzbeauftragter

Wir sind gesetzlich nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen.

3. Hosting und technische Infrastruktur

Diese Website und die Begehung.pro-Plattform werden bei Google Cloud Platform (Google Cloud Run) gehostet. Die Server befinden sich in Frankfurt am Main, Deutschland. Es findet keine Datenübertragung in Drittländer statt. Google Cloud Platform erfüllt die Anforderungen der DSGVO und verfügt über einen Cloud Data Processing Addendum (CDPA).

E-Mail-Dienste

Unser E-Mail-Hosting erfolgt über united-domains AG, Deutschland. Die E-Mail-Server befinden sich in Deutschland.

Speicherung von Medieninhalten

Fotos, Videos, Audio-Aufnahmen und andere Medieninhalte, die über die Begehung.pro Mobile App erfasst werden, werden verschlüsselt in Google Cloud Storage (Frankfurt am Main, Deutschland) gespeichert. Die Übertragung erfolgt ausschließlich über TLS 1.3. Die Speicherung erfolgt mit AES-256-Verschlüsselung (at rest).

4. Datenverarbeitung auf der Website

Kontaktaufnahme und Sales Funnel

Wenn Sie über den Sales Funnel auf unserer Website eine Anfrage stellen, werden folgende Daten erhoben: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (optional), Branche, Begehungsvolumen, aktuelle Dokumentationsmethode, gewählte Kontakt-Option und ggf. Wunschtermin. Diese Daten werden zur Bearbeitung Ihrer Anfrage gespeichert und nicht ohne Ihre Einwilligung weitergegeben.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der effizienten Bearbeitung von Anfragen).

Lead-Daten werden in Google Sheets (Deutschland) gespeichert. Die Speicherdauer richtet sich nach den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (bis zu 6 Jahre).

E-Mail-Benachrichtigungen

Nach einer Anfrage über den Sales Funnel erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail an die angegebene Adresse. Der E-Mail-Versand erfolgt über SMTP (united-domains AG, Deutschland). Ihre E-Mail-Adresse wird ausschließlich für die Bearbeitung Ihrer Anfrage verwendet und nicht für Marketing-Zwecke genutzt, sofern Sie nicht gesondert eingewilligt haben.

5. Datenverarbeitung in der Begehung.pro-Plattform

Die Begehung.pro-Plattform (Mobile App und Web App) verarbeitet im Rahmen der Vor-Ort-Dokumentation umfangreiche Daten. Die folgende Übersicht erklärt, welche Daten erhoben, wie sie verarbeitet und wie lange sie gespeichert werden.

Erfasste Datenarten

• Fotos und Bildserien: Fotos, die während Begehungen mit der Mobile App aufgenommen werden, einschließlich EXIF-Metadaten (Aufnahmezeitpunkt, Gerätetyp). Standortdaten in EXIF-Daten werden nur gespeichert, wenn der Nutzer die Standortfreigabe erteilt hat.
• Audio-Aufnahmen: Gesprochene Kommentare und Notizen, die während Begehungen aufgezeichnet werden. Audio-Dateien werden verschlüsselt übertragen und gespeichert.
• Video-Aufnahmen: Videos zur Dokumentation von Zuständen und Abläufen während Begehungen.
• Textnotizen und Bewertungen: Manuelle Eingaben wie Zustandsbewertungen, Mängelbeschreibungen, Zählerstände und Freitext-Kommentare.
• Generierte Berichte: Aus den erfassten Daten erstellte Gutachten, Protokolle und Berichte (PDF, DOCX).
• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Unternehmenszugehörigkeit, Rolle und Zugangsdaten (Passwort wird ausschließlich als Hash gespeichert).

KI-gestützte Verarbeitung

Begehung.pro verwendet Künstliche Intelligenz (KI) zur Verarbeitung der erfassten Daten. Folgende KI-gestützte Verarbeitungen finden statt:

• Bildanalyse: Fotos werden durch KI-Modelle analysiert, um Schadenstypen zu erkennen und Bewertungsvorschläge zu generieren. Die Analyse erfolgt auf Servern in der EU.
• Audio-Transkription: Gesprochene Audio-Aufnahmen werden durch KI in Text umgewandelt (Speech-to-Text). Die Transkription erfolgt auf Servern in der EU. Die Original-Audiodatei bleibt erhalten und kann jederzeit abgerufen werden.
• Textgenerierung: Aus den erfassten Daten (Fotos, Audio-Transkriptionen, Textnotizen) generiert die KI zusammenhängende Fließtexte für Berichte. Jeder KI-generierte Text ist als solcher gekennzeichnet und kann vom Nutzer bearbeitet oder überschrieben werden.

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Alle KI-generierten Inhalte sind Vorschläge, die vom Nutzer geprüft und bestätigt werden müssen.

Die KI-gestützte Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung – die KI-Analyse ist Kernbestandteil des Dienstes) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung innovativer Dokumentationswerkzeuge).

Offline-Speicherung auf dem Endgerät

Die Begehung.pro Mobile App ist offline-fähig. Erfasste Daten (Fotos, Audio, Video, Textnotizen) werden zunächst lokal auf Ihrem Endgerät gespeichert. Die Synchronisation mit der Cloud erfolgt automatisch, sobald eine Internetverbindung verfügbar ist. Lokale Daten werden nach erfolgreicher Synchronisation nicht automatisch vom Gerät gelöscht, sondern verbleiben für den Offline-Zugriff. Sie können lokale Daten jederzeit über die App-Einstellungen löschen.

Speicherdauer und Löschung

Begehungsdaten (Fotos, Audio, Video, Textnotizen, Berichte) werden für die Dauer der Vertragsbeziehung gespeichert. Nach Vertragsende werden alle Nutzerdaten innerhalb von 90 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Während der Vertragslaufzeit können Sie einzelne Begehungen und deren Daten jederzeit selbst löschen. Kontodaten werden nach Kündigung und Ablauf eventueller Aufbewahrungsfristen gelöscht.

6. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: kontakt@begehung.pro

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

7. Server-Log-Dateien

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind: Browsertyp und Browserversion, verwendetes Betriebssystem, Referrer URL, Hostname des zugreifenden Rechners, Uhrzeit der Serveranfrage und IP-Adresse. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.

Die Server-Log-Dateien werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Erfassung der Daten ist zur Bereitstellung der Website zwingend erforderlich.

8. Cookies und Analyse-Tools

Diese Website verwendet technisch notwendige Cookies für die Sprachauswahl und die Einwilligungsverwaltung.

Die Verwendung technisch notwendiger Cookies erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Bereitstellung unserer Dienste.

Google Analytics

Diese Website nutzt Google Analytics (Google Ireland Limited), einen Webanalysedienst. Google Analytics wird nur aktiviert, wenn Sie über den Cookie-Banner Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Erfasste Daten: Seitenaufrufe, Verweildauer, Gerätetyp, Betriebssystem, Browser, ungefährer Standort (Land/Stadt), Referrer-URL. Wir nutzen die IP-Anonymisierung, sodass Ihre IP-Adresse innerhalb der EU gekürzt wird. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Cookie-Banner widerrufen.

9. Calendly

Für die Terminbuchung verwenden wir den Dienst Calendly (Calendly LLC, USA). Wenn Sie über unseren Sales Funnel einen Termin buchen, werden Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse an Calendly übermittelt. Details finden Sie in der Datenschutzerklärung von Calendly: https://calendly.com/privacy

Die Nutzung von Calendly erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Terminvereinbarung).

10. Google Fonts

Diese Seite nutzt zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten so genannte Google Fonts, die von Google bereitgestellt werden. Beim Aufruf einer Seite lädt Ihr Browser die benötigten Fonts direkt von Google-Servern (ggf. in den USA). Dabei wird Ihre IP-Adresse an Google übermittelt. Weitere Informationen finden Sie unter https://developers.google.com/fonts/faq und in der Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy

Die Nutzung von Google Fonts erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an einer einheitlichen Darstellung der Schriftarten auf unserer Website.

11. Internationale Datenübertragungen

Im Rahmen unserer Datenverarbeitung werden Daten in folgende Länder übertragen:

• Deutschland (Frankfurt): Hosting und Medienspeicherung über Google Cloud Platform – unterliegt der DSGVO.
• Deutschland: E-Mail-Hosting über united-domains AG – unterliegt der DSGVO.
• USA: Durch die Nutzung von Calendly, Google Fonts und Google Analytics (nur mit Einwilligung) können Daten in die USA übertragen werden. Die Übertragung erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) bzw. des EU-US Data Privacy Framework.

12. Auftragsverarbeitung

Für die Nutzung der Begehung.pro-Plattform im Unternehmenskontext bieten wir den Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO an. Dies ist insbesondere relevant, wenn in den erfassten Begehungsdaten personenbezogene Daten Dritter enthalten sind (z.B. Fotos von bewohnten Räumen, Protokolle mit Mieterdaten). Bitte kontaktieren Sie uns unter kontakt@begehung.pro für den Abschluss eines AVV.

13. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die KI-gestützten Funktionen von Begehung.pro (Bildanalyse, Audio-Transkription, Textgenerierung) erstellen Vorschläge, die vom Nutzer geprüft und bestätigt werden müssen. Es werden keine rechtlich bindenden oder ähnlich erheblichen Entscheidungen automatisiert getroffen.

14. Bereitstellung der Daten

Für die Nutzung der Website ist die Bereitstellung personenbezogener Daten nicht erforderlich. Für die Nutzung des Sales Funnels ist die Angabe von Name und E-Mail-Adresse erforderlich. Für die Nutzung der Begehung.pro-Plattform ist die Erstellung eines Benutzerkontos mit Name und E-Mail-Adresse erforderlich. Die Erfassung von Fotos, Audio, Video und Text während Begehungen ist für die Kernfunktionalität der Plattform erforderlich.

15. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns wenden:

E-Mail: kontakt@begehung.pro

Telefon: +49 162 1565538